ORGANISER UNE MANIFESTATION À VALDOIE

Vos bénévoles ont eu l’idée d’organiser une rencontre ? Un vide-grenier ? Une journée spéciale ? Pas de soucis, les conseils ci-dessous devraient vous aider à préparer au mieux ce rendez-vous ! Et les services municipaux restent à votre disposition pour en échanger.

Qui est responsable ? Le président ET le maire

« Le maire détient seul l’autorité pour délivrer une autorisation de manifestation ». Quel que soit l’organisateur (association, fédération ou entreprise), la responsabilité du maire – en vertu de ses pouvoirs de police – est engagée pour toute manifestation se déroulant sur le territoire communal. Au même titre que celle du responsable légal de la structure (président ou dirigeant), le maire demeure responsable juridiquement. Cette responsabilité est engagée en tant que personnes morales ET à titre individuel pour leurs dirigeants ou le maire. Pour éviter de potentielles sources de risques ou des accidents, les services municipaux sont à votre disposition pour vous accompagner au cours de la préparation de votre évènement et pour vous rappeler la réglementation en vigueur (vente au déballage, respect de la chaîne du froid dans l’espace de restauration, consommation d’alcool sur le site de la manifestation…).

Anticiper le stationnement et la circulation dans et autour du site de la manifestation

Si dans le cadre de votre manifestation, il est nécessaire de réserver temporairement un espace dédié au parking des partenaires et/ou du public, ou de modifier la circulation, seul le maire pourra prendre les arrêtés applicables sur le territoire communal. Nous vous invitons à informer les services municipaux de votre demande suffisamment tôt pour permettre une information efficace de la population.

De même, la sécurité et la tranquillité des riverains devra être une préoccupation majeure pour les organisateurs en amont et pendant la manifestation.

Avec ou sans poste de sécurité ?

Valdoie s’enorgueillit d’accueillir l’UDPS 90 qui assure les postes de secours pour des événements d’envergure, tels que les Eurockéennes, le Fimu… et bien d’autres manifestations départementales et régionales. Les dirigeants de l’UDPS 90 sont toujours prêts à apporter conseil et soutien aux organisateurs de manifestation.

En fonction du public attendu, de la disposition des lieux et des particularités de votre manifestation, la loi vous impose la présence d’un poste de secours. Pour évaluer l’opportunité d’un poste de secours sur votre future manifestation, l’UDPS 90 a développé un outil en ligne facile d’utilisation. Cliquez ici

Pour un complément d’informations, n’hésitez pas à visiter le site de l’UDPS 90 ou à adresser un mail à contact@udps90.fr.

Vous prévoyez une buvette ou de la restauration sur site ? Vous avez besoin d’une autorisation !

Selon le Code de la santé publique, l’ouverture d’un café, d’un débit de boissons temporaire le temps d’une manifestation est soumise à une autorisation délivrée par la commune du lieu de la manifestation. Attention, dans ce cadre, seules les boissons des 2 premiers groupes sont autorisées à savoir :

1er groupe : boissons sans alcool non fermentées ou de moins de 1,2° d’alcool (eaux, jus de fruits, sodas…)
3^ème groupe : boissons en-dessous de 18° d’alcool (vins, bières…)

Pour en bénéficier, il est indispensable de nous faire parvenir la liste de vos besoins au plus tôt et au plus tard un mois avant la manifestation à associations@mairievaldoie.com.

Besoin de matériel ?

Pour accueillir le public, installer des stands, délimiter les différents espaces, prévoir la buvette et la restauration sur place, votre association peut avoir besoin de tables, de chaises, de vitabris, de barrières… La ville de Valdoie dispose de matériel – malgré les destructions subies lors de l’incendie des ateliers municipaux en juin 2022. Pour en bénéficier, il est indispensable de nous faire parvenir la liste de vos besoins au plus tôt et au plus tard un mois avant la manifestation à associations@mairievaldoie.com.

Dans un esprit « gagnant-gagnant », les agents des services techniques de Valdoie pourront assurer la logistique de l’événement (installation, transport du matériel, démontage…). En revanche, un « coup de main » de la part des bénévoles de l’association sera plus que bienvenu, voire nécessaire (pose de la moquette dans le gymnase, installation des tables et des bancs…).

Pour votre marquage au sol (en cas de vide-grenier ou de marché par exemple) : seules les bombes de marquage à durée éphèmère (1 mois max.) sont autorisées sur les espaces publics de Valdoie. Merci de prendre l'attache de la commune pour vérifier que vous disposez des bonnes références.

L’indispensable déclaration de manifestation : à diffuser au plus tard un mois avant la manifestation

Que la manifestation soit portée par une association ou par la commune elle-même, une déclaration est obligatoire. Celle-ci est systématiquement établie par l’organisateur qui se doit de la soumettre aux services municipaux pour vérification et diffusion aux administrations concernées (Préfecture, SDIS, Service de police et de sécurité intérieure…). En fonction du public attendu, la déclaration de manifestation sera diffusée par les services municipaux à différents services départementaux, au plus tard un mois avant l’évènement. Pour anticiper cette partie qui peut parfois paraitre ardue, n’hésitez pas à solliciter un rendez-vous : associations@mairievaldoie.com.
Les particularités de l’événement, l’évaluation des risques par les organisateurs, la prise en compte des publics (accès, déplacement sur le site, gestion des flux…), la qualité des installations techniques (sécurisation des vitabris, état de fonctionnement des appareils électriques…) sont autant de critères d’évaluation à prendre en compte par le maire avant la délivrance d’une autorisation.
Téléchargez ici le modèle de déclaration de manifestation, en cliquant ici